Das Problem: Der Wust an persönlichem und beruflichem Papierkram, wichtigen E-Mails, Ergebnisse von interessanten Internet-Recherchen und kurzen Notizen wird immer mehr. Der Schreibtisch ist wegen Überfüllung geschlossen, das E-Mail-Postfach quillt über, Link-Listen und Browser-Favoriten werden unübersichtlich und elektronische sowie handschriftliche Notizen sind ein einziges Chaos.

Die Lösung: Ein möglichst übersichtliches und intuitives Dokumenten-Management-System (DMS) muss her, um die Massen in den Griff zu kriegen. Verfügbar auch auf Smartphone und Tablet, aber einfach in der Handhabung.

Das Ziel: Papierkram, E-Mails, Ergebnisse von Internet-Recherchen und Notizen sind systematisch abgelegt, können schnell wiedergefunden werden und sind stets zur Hand.

Der Weg: DEVONthink von DEVONtechnologies, ein intelligentes Dokumenten-Management-System für den macOS und iOS.

Im nächsten Abschnitt erfahren Sie mehr über DEVONthink und im Anschluss daran beschreibe ich meinen Workflow zur Ablage und Archivierung von Dokumenten.


DEVONthink ist Wissensmanagement

Ob sie ein Anwalt, Forscher, Student oder Ingenieur sind: DEVONtechnologies-Produkte helfen Ihnen dabei, besser und schneller zu arbeiten.

1Sammeln, ablegen, arbeiten: Ihr papierloses Mac-Büro

DEVONthink speichert all Ihre Dokumente, bewahrt sie organisiert auf und holt sie hervor, wann immer Sie sie brauchen. Es gibt keinen Grund mehr, Office-Dateien, PDFs, Lesezeichen und andere Daten auf mehrere Programme zu verteilen.

2Lassen Sie jemand anderen an all die Details denken

DEVONthink ist intelligent. Es durchsucht nicht nur praktisch unmittelbar alle Ihre Dokumente, es findet auch Verbindungen zwischen ihnen, zieht die wichtigsten Schlüsselwörter heraus und legt Dokumente automatisch ab.

3Ihre Daten (wortwörtlich) immer griffbereit

Nehmen Sie Ihre Datenbanken mit. Betrachten Sie Dokumente, schreiben Sie, annotieren Sie PDFs. Suchen Sie mit der schnellen Volltextsuche und organisieren Sie auch unterwegs.

4Nehmen Sie Ihre Daten mit wohin immer Sie gehen

Synchronisieren Sie Ihre Daten zwischen allen Ihren Macs und iOS-Geräten. Über das lokale Netzwerk, beliebige Volumes, WebDAV oder Dropbox. Verschlüsselung garantiert Ihre Privatsphäre.

5Windows- und Linux-Anwender: Willkommen!

Nutzen Sie Ihre Datenbanken gemeinsam im lokalen Netzwerk, indem Sie den in DEVONthink Pro Office eingebauten Webserver verwenden. Ein Kennwort lässt Ihre Teamkollegen hinein und hält neugierige Augen fern.


Meine Workflows mit DEVONthink

6Der „zu Hause Workflow“

Sämtliche Papierunterlagen, die sich im Laufe der Woche anhäufen (Schriftverkehr, Belege, Rechnungen, Gehaltsabrechnungen, …) landen in einem Sammelbehälter auf dem Schreibtisch. Direkt neben meinem Fujitsu ScanSnap iX500, der an meinem MacBook Pro angeschlossen ist.

Einmal pro Woche wird der ganze Stapel gescannt und in die globale Inbox von DEVONthink Pro Office (diese Version / Lizenz verwende ich) automatisch importiert.

DEVONthink Pro Office nutzt dabei die OCR-Engine (Texterkennung) von AbbyFineReader und wandelt die Scans mit meist recht ordentlichem Ergebnis in durchsuchbare PDF’s um.

Die Benennung der Dokumente führe ich weitestgehend manuell durch. Hier könnte man mit Hilfe von Hazel auch noch einiges automatisieren, was sich in meinem Fall allerdings nicht lohnt.

Da ich in DEVONthink mehrere Datenbanken nutze, verteile ich die einzelnen Dokumente nun manuell von der globalen Inbox in die Inbox der jeweiligen Datenbank. Ich habe eine Datenbank für mich privat, und je eine für jede Firma für die ich tätig bin. In den allermeisten Fällen dürfte aber eine Datenbank ausreichen.

Ich arbeite in DEVONthink nach wie vor ganz klassisch mit Ordnern, aber kombiniert mit Tags und “intelligenten Gruppen“.

Wenn nötig, z.B. bei einer Rechnung, die noch bezahlt werden muss, erstelle ich direkt per AppleScript aus DEVONthink heraus eine Aufgabe in Things (möglich wäre z. B. auch Erinnerungen, OmniFocus, Kalender, …). Things speichert in das Notizfeld der Aufgabe den Link zum DEVONthink-Dokument.

Dieser Link bezieht sich direkt auf das Datenbank-Element und nicht auf den Speicherpfad. Das bedeutet also, selbst wenn ich später das Dokument in DEVONthink an einen anderen Ort verschiebe, führt mich der Link noch zu dem korrekten Dokument.

7Der „Unterwegs Workflow“

Das Scannen unterwegs funktioniert ganz wunderbar mit der iOS-App DEVONthink To Go. Das so erstellte PDF reiche ich dann an die globale Inbox der iOS-Version von DEVONthink weiter.

Bei Bedarf kann ich von dort ebenfalls eine Aufgabe in Things mit Verweis auf das Dokument erstellen. Der Link, den mir DEVONthink To Go dabei erstellt, funktioniert erfreulicherweise plattformübergreifend auch unter macOS.

Bei mir wird DEVONthink To Go mit seinem großen Bruder auf dem Mac per WebDAV synchronisiert, so dass alle Geräte (MacBook, iPhone & iPad) stets auf dem gleichen Stand sind. Alternativ ist auch eine „cloudfreie“ Synchronisation per WLan möglich.


Synchronisation

Die Einrichtung der Synchronisation ist einfach: Man legt auf einem der angebotenen Dienste einen Speicherort an. Das kann Dropbox, OneDrive, iCloud oder ein eigener WebDAV-Server auf z. B. einer Synology Diskstation sein. Zu diesem Speicherort wählt man ein Kennwort, mit dem DEVONthink dann den kompletten Transfer (und die Dateien) verschlüsselt.

Um den Inhalt auf einem anderen Gerät zu sehen, legt man entweder bei iOS-Geräten den identischen Speicherort mit identischem Kennwort an, wählt eine oder mehrere der abgelegten Datenbanken aus und sofort danach fangen die Dokumente an, sich zu synchronisieren. Es braucht die Pro-Version, um eine Trennung der Metadaten-Synchronisation von der Dokumenten-Synchronisation zu erreichen.

Auf einem weiteren Mac ist es fast genauso: Nach Anlegen des Speicherortes erscheint im Einstellungsfenster unter „entfernte Datenbanken“ die Gewünschte. Anwählen, und mit Rechtsklick sagen „Entfernte Datenbank importieren“.

Und ab jetzt wandern neu eingelesene Dokumente automatisch zwischen allen Geräten hin und her.

Zugriff über den Browser

Läuft der DEVONthink-Server auf einem Mac, kann im Browser mittels der URL, die in den Einstellungen angegeben wurde, oder direkt über Bonjour auf die Anwendung zugegriffen werden. Bonjour-Anwendungen können in Safari als Lesezeichen angezeigt und ausgewählt werden.

Die Bedienung ist einfach und intuitiv. Natürlich stehen auch nicht alle Möglichkeiten der Desktop-Anwendung zur Verfügung, aber damit lassen sich Dokumente herunterladen, neue Dokumente anlegen, sowie Dokumente in die Datenbank hochladen.


Fazit

Wer einen Schritt in ein gut funktionierendes papierloses Büro machen will, der sollte sich die Kombination DEVONthink Pro und DEVONthink to Go genau ansehen.

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